LCM is een Belgisch verzekeringsfonds met twee regionale gezondheidsfondsen: de Christelijke Mutualiteit (CM) en de Mutualité Chrétienne (MC). Samen zijn ze het grootste gezondheidsfonds van België. Ze hebben een divers takenpakket: het terugbetalen van medische kosten, uitbetalen van vervangingsinkomens bij langdurige ziekte of invaliditeit en extra voordelen en concrete hulp bieden.
Digitalisering van getuigschriften voor arbeidsongeschiktheid
De overheid is volop aan het inzetten op digitalisering met als doel de uitkering van vervangingsinkomens vlotter te laten verlopen en de inefficiënte papierflow te minimaliseren. Een belangrijke stap daarin is de vervanging van de papieren getuigschriften voor arbeidsongeschiktheid (GAO’s) door elektronische getuigschriften voor arbeidsongeschiktheid (EGAO’s).
LCM greep deze gebeurtenis aan als opportuniteit. Ze wilden al langer de verwerking van dit soort getuigschriften automatiseren, omdat het een efficiëntiewinst oplevert. Een bijkomend voordeel voor de leden is dat de afhandeling van hun dossiers sneller verloopt.
Team-as-a-service
Digitalisatietrajecten zijn altijd erg intensief omdat ze veel mankracht en werkuren vereisen. Bij LCM hadden ze die marge niet: bij de bestaande ICT-teams konden ze niet voldoende uren vrijmaken om de automatisering door te voeren. Daarentegen wogen de verwachte efficiëntiewinsten voldoende door om de inzet van een extra team te verantwoorden. Dit is waar Kunlabora in beeld komt: we zorgden dat LCM een extra team van onze medewerkers ter beschikking had om de automatisering uit te voeren.
Automatisatie-en integratietraject voor LCM
Scope afbakenen: getuigschriften automatiseren
Om het project goed voor te bereiden, stelden we bij Kunlabora voor om te starten met een mini-Service Blueprint. Zo konden we de scope helder afbakenen. Het doel was om de nieuwe workflow binnen LCM efficiënter te maken en de bestaande (manuele) processen te automatiseren. De nieuwe workflow – de happy flow – betekent dat wanneer een EGAO-attest dat perfect in orde is, in de LCM-systemen terecht komt zonder tussenkomst van een medewerker. Dit heeft twee gevolgen: een CM-lid moet geen getuigschriften meer afleveren in CM-kantoren. Daarnaast wordt de workload van de CM-medewerkers verlicht omdat dit soort taken helemaal automatisch lopen. Kortom: een win-win voor beide partijen. De happy flow werd snel uitgebreid zodat er nog meer EGAO’s automatisch verwerkt kunnen worden. Het resultaat is dat er nu enkel nog een restfractie aan EGAO-attesten een manuele verwerking of tussenkomst vereist. Daardoor is enerzijds de doorlooptijd van dossiers geoptimaliseerd, anderzijds minimaliseerden we handmatige fouten.
Opvolgen dossiers arbeidsongeschiktheid via MyCM
Een tweede opdracht kaderde in het opzetten van een betere digitale dienstverlening voor arbeidsongeschikte leden. Het resultaat? CM-leden kunnen het verloop van hun dossier arbeidsongeschiktheid makkelijk opvolgen in de MyCM-omgeving. CM-leden krijgen gerichte informatie. Denk hierbij aan de verlenging van de arbeidsongeschiktheid tot het begeleiden van mensen die terug aan het werk gaan na een langere periode. Dit ontzorgt de leden, maar ook de medewerkers: zij moeten bijvoorbeeld telefonisch heel wat minder vragen opvolgen. Achter de schermen zorgden we voor de automatische registratie van de aanvragen voor deeltijdse werkhervatting tijdens de arbeidsongeschiktheid. Vooraleer terug de activiteit te kunnen hervatten van vóór de arbeidsongeschiktheid, is vaak een tussenstap van deeltijdse werkhervatting aangewezen. Wanneer leden hiervoor een aanvraag doen, worden de gegevens van die aanvraag automatisch ter beschikking gesteld van de betrokken medewerkers. De adviserend arts kan nu eenvoudig zijn of haar goedkeuring geven en CM-medewerkers kunnen sneller en correcter werken.
Uitdagingen bij verregaande digitale automatiserings
projecten
LCM is een grote organisatie. Dit betekent dat ze heel wat procedures en regels hebben om de continuïteit van hun werking te garanderen. Daardoor is het extra belangrijk om het hele traject duidelijk in kaart te brengen zodat verrassingen vermeden worden. Het hele traject is niet alleen voor de organisatie belangrijk, ook de stakeholders moeten op de hoogte zijn van de verwachte veranderingen en hun goedkeuring geven. Om dat te realiseren, is er continu overleg nodig met die belangengroepen en hun vertegenwoordigers. Dat we vanuit Kunlabora eerst die belangengroepen goed in kaart hebben gebracht en met hen kennis hebben gemaakt, was een grote hulp. Daarnaast is een business expert toegevoegd aan het ontwikkelingsteam om de business impact nauwkeuriger te volgen en expertise te delen.
Efficiëntiewinst en foutenreductie dankzij automatisering
Wanneer we terugblikken op de projecten, kijken we tevreden terug. De samenwerking met LCM is zeer aangenaam. Hun medewerkers zijn altijd erg behulpzaam zodat ons Team-as-a-service-team goed hun weg vindt bij LCM. Onze projecten zorgen voor belangrijke operationele efficiëntiewinsten bij LCM. Ze hebben de nieuwe werkwijzen mooi omarmd in hun dagelijkse werking waarbij ze zorgen voor snellere doorlooptijden in dossiers en een betere kwaliteit van de gegevens.
Heeft jouw organisatie een groot digitaliseringstraject, maar te weinig mankracht om dit efficiënt uit te voeren? Ontdek dan zeker onze dienstverlening ‘Team as a Service’. Dan geniet je van een dedicated Kunlabora team zodat jouw dagelijkse operationele werking niet lijdt onder de extra workload.
Klaar voor efficiëntiewinst?
Contacteer onze experten
Geïnspireerd door deze case en wil je graag samenwerken?
Contacteer ons en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!